院长办公室是负责协助学校行政领导协调各类全校性工作，提供参谋助手、督查督办、日常行政等服务的综合职能部门

一、院长办公室职能

1、负责安排校行政各类重要活动，编制并协调落实各类重大活动工作方案。做好校行政各类会议的组织、记录和会议纪要的编发，督促检查会议决定的落实。

2、负责协调各行政部门工作，整理上报学校工作信息，起草学校年度工作计划、总结及工作报告、领导重要讲话，起草或审核各类文件、信函和对外合同、协议等法律文书。

3、负责公文流转、机要文件管理和保密工作，印鉴管理、校长信箱管理以及来信来访工作。

4、牵头负责学校突发事件应急预案的制定、组织与实施，安排学校政务值班，维护电子政务信息系统。

5、负责学校对外协调、联络和接待工作。

6、负责学校公务用车管理、调配工作。

7、负责学校基本办学数据统计、分析、上报工作。

8、负责校友会的日常工作。

9、负责上级和学校交办的其他工作。

二、院长办公室班子成员分工

院长办公室主任：秦龙

（办公地点：行政楼224室办公电话 0358-3389030）

主持院长办公室全面工作。直接负责如下工作：

1、贯彻落实党的路线、方针和政策，规范执行上级部门决策部署、决定指示，不断增强执行力。

2、负责学校党委行政重要决策部署和重要会议决议、重点工作事项的督查督办。围绕学校中心工作、重点工作，参与组织学校重大决策的调查研究和论证分析。

3、安排和协调学校行政领导校务活动，指导编制本部门年度预算和学校基本办学数据统计、分析、上报工作。

4、指导做好部门党建思政、党风廉政和机关作风建设。

5、完成校领导临时交办的工作。

院长办公室副主任：

协助主任分工负责党政部门综合协调、公文管理、基础文秘、公章管理、信息公开、值班管理、信访工作等，具体如下：

6、负责学校行政公文管理，做好上级来文的收发、呈阅、传递、反馈、归档，提醒跟踪并定期向院长、院办主任汇总反馈；行政方面各类来文来函的接收、登记、传阅、督办和保管；做好校内各类行政文件、函件的发文登记、审核、呈报、印制、上报及校内发布、归档；做好机要文件、信件、档案的收发、转递和保密工作。

7、负责学校公章、院长签名章、学校事业单位法人证书的管理和使用，审定校内行政部门印章的刻制、启用；负责学校校名、校徽、校旗等学校标识的使用和管理；协调法律顾问做好学校重要合同、协议等法律文书的审核工作；开具学校介绍信和有关证明材料；负责校领导办公室通讯网络、报刊征订发放、卫生清洁等综合事务。

8、负责部门人员考勤、工作量核定以及绩效管理考核工作；统筹协调全校性突发事件的应急处置；安排学校综合值班和节假日值班事宜。

9、负责信息公开工作，牵头推进网上办公；更新维护吕梁学院信息公开网页、吕梁学院校园网主页相关栏目和部门网页；按照信息公开办法，督促相关公开单位按时公开相关信息，接受信息公开申请，做好审核发布工作；编制学校信息公开工作年度报告；按年度整理学校大事记；指导助政团开展工作。

10、负责接待师生群众关于行政工作的来信、来电、来访；处理山西省信息系统来访件的批转、办理工作，管理院长信箱、吕梁社情民意通道来访来函，做好舆情防控和各类纠纷化解工作。

11、完成领导临时交办的工作。

院长办公室副主任：

协助主任分工负责文秘服务工作、1331重点项目统筹协调，指导洞明调研社，具体如下：

12、负责起草学校事业发展规划、年度工作计划、总结，以及学校行政方面外报材料的文稿审核，学校行政领导文稿的起草或审核。

13、参加学校各类重大会议活动和院长办公会、专题办公会议，做好会议记录，编发会议纪要。

14、做好学校1331重点项目统筹协调工作。

15、指导洞明调研社开展工作。

16、完成领导临时交办的工作。

院长办公室副主任

负责校友工作。协助主任分工负责对外联络、会务管理、公务接待、资产管理、车辆服务，具体如下：

17、负责组织和安排全校性大型会议活动、重要安排的组织、协调和落实；组织和安排院长办公会和各类专题会议会务工作；统筹安排所属会议室的管理使用。

18、负责学校与上级部门及兄弟单位的联络以及上级单位指导检查和相关单位来访调研的接待工作；负责各类对外联络协调工作。

19、负责行政领导和部门资产管理、以及周转房的管理服务工作。

20、负责车队工作，指导车队做好主要领导工作用车、机要通信应急车辆和校车的管理，统筹安排学校大型活动的公务用车。

21、负责校友工作。

22、完成领导临时交办的工作。