各教学系（部），行政各部门：

《吕梁学院学生档案管理办法（试行）》已经2017年7次院长办公会议研究通过，现予印发，请遵照执行。

附件：《吕梁学院学生档案管理办法（试行）》

吕梁学院        

2017年12月26日      

附件：

吕梁学院学生档案管理办法（试行）

（2017年12月21日院长办公会议通过）

第一章 总 则

第一条  为加强学生档案管理工作，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及学校学生管理工作的相关规定，结合我校实际，特制订本办法。

第二条学生档案是学生自升入中学至大学毕业时所形成的有保存价值的资料，是学生学习阶段反映个人经历和德、智、体、美等各方面表现情况的真实记载，是用人单位或更高层次的学历培养部门了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据。

第三条  学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归(建)档、保管、利用、转递等相关工作。学生档案管理应当适应国家人事工作需要，要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，切实维护和保证学生的档案材料反映学生的真实情况。

第四条  各教学系（部）和相关部门(招生就业处、教务处、学科学位办、学生工作部（处）、组织部、团委、武装部等)要指定专人具体负责学生档案管理工作（以下称“学生档案管理专职人员”）。

第五条  学生档案管理人员应认真履行岗位工作职责，学习档案管理法律法规，熟悉档案管理业务，严格遵守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。

第二章 管理体制及工作职责

第六条  学校成立学生档案管理委员会，其工作职责是：抓好学生档案队伍建设；监督、指导全校学生档案管理制度的建立和完善；对学生档案管理工作进行检查和指导。

委员会组成如下：

主任：分管招生就业工作的校领导

成员：招生就业处、教务处、学科学位办、学生工作部（处）、组织部、团委、武装部、档案室等部门负责人；各教学系党总支副书记。

委员会下设办公室，办公室设在招生就业处，办公室主任由招生就业处处长兼任。

第七条  招生就业处是学生档案管理的职能部门，具体实施全校学生档案工作的管理、监督和业务指导。招生就业处在学生档案管理工作中的职责是：

1、制定和完善学生档案管理制度、办法及工作流程。

2、负责督促、指导各教学系（部）建立新生档案。

3、检查、指导、督促各教学系（部）与相关部门将学生档案材料及时建档、收集、整理、移交、分装、保管、密封、转递等。原则上每学年进行一次检查。发现问题，督促、指导相关部门及时按要求完成。

4、负责全校学生档案管理人员的业务指导和培训。

第八条  各教学系（部）及相关部门在学生档案管理中的主要职责是：

1、贯彻执行学生档案管理工作的政策和规定，接受招生就业处、档案室的业务指导。

2、落实学生档案管理专职人员，负责学生档案管理工作。

3、各教学系（部）负责新生入学原始档案的资格审查、整理、建立；负责学生在校期间形成的各种档案资料的收集、整理、归档；负责因各种原因终止学业、转学学生的档案和学生政审档案的转递等工作；根据学生学籍异动情况，做好学籍异动学生的档案重新归档工作。负责毕业生档案的整理、核对、密封和转递等工作。

4、各相关部门负责收集、整理、移交学生在校期间形成的各种归档材料。

5、各教学系（部）和相关部门依据《普通高等学校档案管理办法》，负责整理、归档、装订在教育教学管理中形成的需要归档的其他材料。

第三章 学生档案材料归档内容

第九条  在校期间学生档案应当及时收集、整理，不断充实完善。毕业时学生档案一般应包含以下材料：

1、入学材料：普通本科生入学的档案材料，一般应包括高中学籍卡、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表等材料；对口本科生一般包括职业中专或职业高中学籍卡、毕业生登记表、考生信息登记表；专升本学生包括专科毕业生档案和考生信息登记表等材料。

2、学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩登记表等材料。

3、学籍异动材料：各学习阶段结业、肄业、退学、休学、转学、入伍、退役、保留入学资格、复学等变更材料。

4、鉴定材料：各学习阶段学年度鉴定表等材料。

5、实习材料：各学习阶段实习鉴定表、实习报告等材料。

6、毕业材料：普通高校毕业生登记表、毕业生就业通知书等材料。

7、学位材料：学士学位授予决定书等材料。

8、奖励材料：在校期间获得表彰奖励的材料，包括三好学生、优秀学生干部、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、优秀毕业生等荣誉称号及获得国家奖学金、国家励志奖学金的登记表或审批表及其他获奖评审证明材料。

9、处分材料：在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料。

10、组织材料（另外建档）：入党、入团的申请书、志愿书，入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书及党团组织建设上形成的其他材料；参加民主党派的申请书、登记表等材料。

11、有工作经历的个人人事档案材料。

12、其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第四章 学生档案材料的归档和移交

第十条  学生档案材料在校内建档、流转、移交遵照以下规定：

（一）新生档案建立办法：

1、教学系（部）应在新生入学复查合格后两个月内建立新生档案。

2、招生就业处将在招生录取过程中形成的高招电子档案纸质化后分发、移交给各教学系（部），由各教学系（部）归入学生档案。若学生入校时纸质档案自带，在报到时交所在系（部）指定人员；若纸质档案转递至招生就业处，招生就业处在收到档案后立即移交至学生所在系（部）或由学生本人领取交给所在系（部），并办理相应交接手续。

3、各教学系（部）档案管理专职人员要认真核对新生档案，及时整理所接收的新生档案材料，并将新生档案按照学生档案管理的要求和学籍情况统一立卷建档，填写收到档案材料的真实情况。学生档案应按年度，以班为单位按学号顺序进行清点、造册、保管。

4、党、团材料入学时未带者，由本人负责向原学校索取，一学期内归档。档案材料不全的学生，由各教学系（部）负责帮助催缴限其在两个月内把所缺材料收集齐全并入档。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上做出标注。

5、各教学系（部）对新生的档案进行审查，发现弄虚作假的，应当及时向招生就业处报告。

（二）学生在校期间形成的归档材料的收集、整理、分装、移交办法：

1、学生在校期间形成的当学年归档材料（奖惩材料、党团组织材料、学年鉴定表、社会实践活动材料、学籍异动材料等），每年10月底分装一次，由相关部门按照学生档案管理的要求，按班、依学号顺序整理好移交各教学系（部），各教学系（部）档案管理专职人员集中时间分装。对相关部门移交的不合格归档材料，各教学系（部）有权退回要求相关部门重新按要求整理，相关部门要在一周内重新整理合格后移交各教学系（部）。

2、毕业年级学生的普通高校毕业生登记表、成绩单、学士学位授予决定书等材料，于学校规定时间（初步在每年6月底）由相关部门移交各教学系（部），毕业生就业通知书根据办结时间另行通知并移交各教学系（部），由各教学系（部）整理、核实无误后分装、密封。

第十一条  各相关部门提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。

归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门(单位)及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

第十二条  学生档案移交时，应填写《档案材料移交单》，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。《档案材料移交单》填写一式两份，交接双方各执一份。如移交材料不符合归档要求，接收方有权拒收，移交单位应当按档案管理规定重新整理并办理补交手续。

第五章 学生档案的转递

第十三条  学生毕业、结业、肄业、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，教务处应及时通知教学系（部），由教学系（部）办理档案转递手续。

第十四条  学生转学(转入和转出)、校内转专业、留级、延期毕业的，教务处应当及时将学生学籍变更通知书送达各教学系（部），教学系（部）应及时按规定做好学生档案的整理移交和转递等工作。

第十五条  毕业生档案的转递，毕业生离校前，密封好的毕业生档案由教学系（部）负责按以下规定进行转递工作：

1、已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生或考研等继续深造的毕业生，其档案由毕业生到本系（部）领取及时送交用人单位或学校档案管理部门。

2、因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生在规定期限内办理了档案托管手续的，其档案由毕业生到本系（部）领取及时送交托管机构；未办理档案托管手续的，其档案由毕业生到本系（部）领取及时送交至生源所在地就业主管部门或人才市场代管。

3、如有部门特殊要求档案必须邮寄的，由教学系（部）学生档案专职人员负责邮寄。

4、毕业生到就业单位报到后，应立即向报到单位查询本人档案是否收到。

5、毕业生或其他离校学生的档案，提取时仔细检查密封是否完好，需邮寄档案的学生将邮寄单位地址和收件人核对好交给本系（部）学生档案专职人员，因保管不善或邮寄地址不详造成档案丢失、损坏等情况一律不能补办，所造成的后果由学生自己承担。

第十六条  毕业生档案和因各种原因未能在离校时带走的档案，由各教学系（部）在学生离校后的当年度10月底移交至学校档案室，由学校档案室处理后续的保管、转递。移交时一并移交当年度毕业学生的档案转递手续。

第十七条  相关部门、各教学系（部）形成的各种管理档案，在学生毕业离校后当年度10月底向学校档案室移交，办理移交手续。

第六章 学生档案的使用

第十八条  校内从事学生教育与管理工作部门的相关人员因工作需要查阅学生档案，在档案管理人员在场的情况下方可查阅，并按规定予以登记。

校外人员因工作需要查阅学生档案，应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，档案管理人员应当核实身份后，按规定办理登记手续方可查阅。

第十九条  学生档案一般不予借阅。确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具介绍信，填写《学生档案借阅审批表》，说明借阅理由及归还时间，并经学生档案管理部门的主管负责人审批同意。

学生档案借阅时间一般不得超过1周。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。

第二十条  查(借)阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

第二十一条  学生本人和直系亲属不得查阅学生个人档案。确有特殊原因(如毕业联系工作、办理出国手续等)需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图，经学生档案管理部门的主管负责人批准后，由档案管理人员按规定办理。由他人代办的，需出具书面委托和代办人身份证明，方可按规定办理。

第七章 学生档案的管理

第二十二条  学生档案属需妥善保管的内部文件。各教学系（部）和相关部门都要高度重视，确定档案管理专职人员，学生档案管理专职人员如发生工作变动，应当及时办理档案管理工作的交接手续。各教学系（部）要配备专门的学生档案柜，确保学生档案的安全可靠。

第二十三条  凡有违反有关档案管理规定，因工作失职、渎职造成学生档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的，学校将按照规定严肃查处；情节恶劣、后果严重构成犯罪的，要追究当事人的法律责任。

第八章 附 则

第二十四条  本办法自发布之日起试行。

第二十五条  本办法由招生就业处负责解释。