第一章  总则

第一条 为适应工作需要，推进学校公文处理工作的科学化、制度化和规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），制定本办法。

第二条 学校公文是学校党政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策和学校党委、行政的决策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 党委办公室主管学校党委的公文处理工作，并对党委各部门、各基层党委的公文处理工作进行业务指导和督促检查；院长办公室主管学校行政的公文处理工作，并对行政各部门、各单位以及教学附属机构等的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第六条 全校各基层党委（党总支），各部门、各单位，要高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，指定专人负责公文处理工作。

第二章 公文分类

第七条 学校公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布法规、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级机关的请示事项。

（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条 学校公文一般由份号、密级和保密期限、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（三）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独使用主办机关名称。

（四）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（五）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（六）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（七）主送机关。公文的主要受理机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（八）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（九）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十一）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十二）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

（十三）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十四）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十五）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十六）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十七）页码。公文页数顺序号。

第九条 学校公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十条 学校公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条 公文用纸幅面一般采用国际标准Ａ４型。

第十二条 学校发文机关标志及适用范围：

（一）《中共吕梁学院委员会文件》用于传达贯彻上级党组织的方针、政策，转发上级机关的文件，党委向上级机关请示和报告工作，党委的重要工作部署、通报和答复工作，党委批转职能部门、单位的报告和请示等。

（二）《中共吕梁学院委员会办公室文件》用于根据授权，传达学校党委的指示，答复基层党委的请示，转发上级机关和学校党委各部门的公文，批转下属部门的报告、请示，向上级机关报告、请示工作。

（三）《吕梁学院文件》主要用于转发上级机关和有关单位的文件，学校向上级机关报告、请示工作，发布学校有关行政事务的重要决定、重要工作部署，批转职能部门和单位的报告、请示等。

（四）《吕梁学院院长办公室文件》用于对校内各单位、各部门发文，主要用于传达学校行政领导议定的工作意见，宣布、安排、布置常规的综合性行政事务工作；在学校行政授权范围内，也可以学校名义对外行文。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，严格控制数量，注重针对性和可操作性。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文和请示问题。

第十五条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送其他相关的上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）学校各部门、各单位向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经校党委、校行政同意或者授权，或者以校党委或校行政的名义行文。

（三）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十六条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理部门，根据需要抄送相关部门。

（二）学校党委办公室、院长办公室根据校党委、校行政的授权，可以向各基层党委（党总支）和各部门、各单位行文；学校其他部门和单位不得向各基层党委（党总支）和各部门、各单位发布指令性公文，或者在公文中向各基层党委（党总支）和各部门、各单位提出指令性要求。如对有关工作作出决策必须由基层党组织、基层教学业务单位执行，须经校党委或行政同意后，由党委办公室或院长办公室转发。

（三）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，学校有权责令其纠正或撤销。

第十七条 学校各部门、各单位除党委办公室、院长办公室外不得对外正式行文。校内各部门、各单位不得擅自对外签署任何协议书、意向书等。

第五章 公文拟制

第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确、格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（七）校党政领导应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十条 以学校党政名义行文的公文文稿签发前，应当由党委办公室或院长办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要校党政审议的重要公文文稿，审议前由党委办公室或院长办公室进行初核。

第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第二十二条 学校公文应当经学校党委或行政负责人审批签发。重要公文和上行文由党委书记或校长签发。党委办公室、院长办公室根据党委、行政授权制发的公文，由受权的党委办公室、院长办公室主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

第六章 公文办理

第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十四条 收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收的具体时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本单位负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（四）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（五）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（六）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十五条 发文办理主要程序是：

（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十六条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信进行传递或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上部门联合办理的公文，原件由主办部门归档，相关部门保存复制件。部门负责人兼任其他部门职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职部门归档。

第七章 公文管理

第二十八条 全校各基层党委（党总支），各部门、各单位，应当严格执行公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十九条 上级来文由学校机要室统一管理。学校党政公文由党委办公室、院长办公室统一管理。全校各基层党总支、直属党支部，各部门、各单位，要有专人负责公文管理。

第三十条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第三十一条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

第三十二条 学校各部门、各单位若复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经党委办公室或院长办公室负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十三条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十四条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定，由学校机要室统一进行清退或者销毁。

第三十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十六条 学校部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案室。

工作人员离岗离职时，所在部门、单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附 则

第三十七条 校纪委、校工会和校团委的公文处理工作，按照本系统的要求，参照本办法执行。

第三十八条 本办法由党委办公室、院长办公室负责解释。

第三十九条 本办法自发布之日起施行。