第一条 为了进一步规范和加强学校行政印章的管理，切实保障学校合法权益，根据国务院《关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》和相关法律法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于学校行政各部门各单位、挂靠单位印章的管理。隶属于吕梁学院的经营性单位，以及吕梁学院授权冠名的经营实体单位，其印章管理办法另行规定。

第三条 印章的刻制、规格、启用与回收。

（一）印章的刻制

1.新成立机构或变更机构名称，依据学校下发的文件，申请刻制印章。

2.因破损、遗失需刻制新印章，须书面报请分管校领导批准。

3.刻制单位印章，需持院长办公室相关证明，按照法定程序到公安部门指定的地点刻制。

4.凡未按上述程序刻制的印章，一律视为私刻印章，学校一律不予承认，由此引发的一切不良后果，由当事人承担。

（二）印章的规格

1.学校行政印章的规格，按国家有关规定执行。

2.行政各部门各单位、挂靠单位的印章，中央刊五角星，五角星外刊学校名称，自左而右环行，部门、单位的名称垂直于学校名称自左而右横向排列。

3.校级印章的直径为42㎜；学校中层部门单位印章的直径为40㎜，其下属科室印章的直径为38㎜。印章的字体和具体样式按照国家有关规定执行。

（三）印章的启用

印章刻制后，须经院长办公室验收备案、发布启用通知，方可使用。

（四）印章的回收

因机构撤销、机构名称变更及其它原因不再使用的印章，应及时交回院长办公室，办理注销手续，并将注销的印章交学校档案室或公安机关，进行封存或销毁处理。

第四条 印章的使用范围。

（一）校级印章使用范围

1.以学校名义向上级领导机关或业务主管部门报送的请示、报告、公函等。

2.以学校名义向校内单位印发的各类文件，以及向校外发出的用于联系工作、考察调研、处理公务的介绍信和函件。

3.以学校名义签署的对外合作交流协议以及各类合同。

4.教职工、学生因公、因私办理出国、出境手续时的相关文件及材料。

5.以学校名义颁发的学生证、毕业证、学位证、学生就业协议书、荣誉证、聘书等。

6.各类科研课题、项目、奖项的申报材料。

7.购买进口设备等相关文件。

8.按照有关方面要求应加盖学校行政印章的文件、材料等。

（二）行政各部门各单位、挂靠单位印章使用范围

行政各部门各单位、挂靠单位印章一律不准对外使用，不准用于带有经营性质或风险的活动，不准用于有损学校利益的经济活动。院长办公室印章，主要用于对校内发布通知、通告；其他行政部门单位印章，主要用于向学校的请示、报告以及与校内各单位业务往来、财务报账等。

第五条 校级行政印章使用批准权限。

用印文书材料，涉及事项属于院长办公会议事范畴，须在相应会议集体研究决定后，根据决定内容和事项由相关领导签批用印。其他事宜的用印批准权限如下：

1.以学校名义印发的各类公文，根据《发文稿纸》签批意见用印。

2.下列事项用印，由相关职能部门提出，分管院领导审核，院长签批。

（1）合作办学单位文书材料；

（2）人事调动材料；

（3）以学校名义向上级推荐人员或事项；

（4）向上级主管部门出具的重要请示、报告、招生计划以及综合类统计报表等；

（5）刻制公章申请；

（6）其他重大、特殊情况。

3.下列事项用印，由职能部门审核提出，分管校领导签批。

（1）科研项目申报、结题以及报奖、专利申请等科研类文书材料；

（2）与工程项目相关的招标、监理、设计、勘察、环评、文物勘探、地震评估、消防等手续；

（3）各类货物和服务的采购手续；

（4）教学类课题的申报及报奖材料；

（5）社会服务类项目申报及相关材料；

（6）学校开户、撤户、贷款、预（决）算等财务手续；

（7）各类证书、聘书、奖状；

（8）外教聘请、师生因公因私出国的相关证明、审批和外事材料（中英文）；

（9）学生录取通知书；

（10）学生退学、转学、专业调整等学籍管理材料；

（11）研究生考试及英语四、六级考试等各类考务材料；

（12）毕业生登记表、派遣材料、就业协议等；

（13）师生集体外出等重要事项的介绍信；

（14）教学、科研、学科等专项统计报表和材料。

4.下列事项，由相关中层部门单位负责人审核签章，院长办公室主任核准用印。

（1）各类对外证明、一般性介绍信、外出公函；

（2）校内公车的年检和报废；

（3）学生复制在校成绩单、招录名册；

（4）学历学位认证材料；

（5）学生入伍、公务员招录、研究生录取审查材料。

第六条 印章的管理

（一）印章管理实行专人负责制。学校行政印章和校领导名章、签字章由院长办公室指定专人保管。校领导名章、签字章的使用，须经校领导本人同意；钢印由院长办公室负责保管并按照相关规定使用；吕梁学院学籍专用章由教务处负责保管并按照相关规定使用；吕梁学院财务专用章，由财务处负责保管并按照相关规定使用。挂靠单位、中层部门下属科室印章要指定专人妥善保管，不得随意乱放。

行政各部门各单位、挂靠单位负责人是印章管理的第一责任人，印章保管人是印章管理的直接责任人，具体负责印章的管理和使用。印章要及时清洗，保证字迹清晰。印章遗失，须及时报院长办公室。

（二）严格用印审批程序。用印审批表要详细准确填写有关事项，用印内容必须与用印审批表内容一致。学校行政印章使用审批表须经院长办公室主任审核签字。各级负责人要逐级把关，各负其责，对拟用印材料认真审核，并在使用登记表、用印材料或用印审批表上签名。

（三）印章保管人要对用印事由、用印单位、批准人、经办人、用印日期等进行详细登记。印章保管人员有责任对用印相关材料进行审查，如发现不符合规定或手续不全的，有权拒绝用印。

（四）未经批准，印章保管人不得将印章交付他人，不得携带印章离开办公室。如因特殊情况需在办公室以外的地点使用印章，须经学校或单位主管领导批准，印章管理人员应在用印现场监章。

（五）印章管理人员因公外出，应将印章临时移交领导指定的专人代管，不得影响公务。印章管理人员如有工作变动，应及时办理印章移交手续。

（六）印章应加盖在单位落款和日期中间偏上位置，骑年盖月，端正清晰，上不压正文。重要材料、合作协议等，须加盖骑缝章。严禁在空白介绍信、空白表格、空白纸张上加盖公章。

（七）因公章管理不严、使用不当，或者印章负责人弄虚作假、私盖公章，给学校造成不良影响的，一律要追究当事人和用印负责人的责任，若引发纠纷造成学校损失，相关人员要承担经济赔偿等法律责任。

第七条 行政各部门挂靠单位参照本办法，制定本单位印章管理使用办法。

第八条 本办法由院长办公室负责解释。