各教学系（部），各部门（单位）：

为进一步加强管理、规范流程，方便全校各单位提交院长办公会议题，提高会议议事效率和决策质量，根据《吕梁学院院长办公会议议事规则》的要求，现就规范院长办公会议题及材料申报工作做如下规定，请各单位遵照执行。

一、议题申报的基本原则

（一）条件成熟原则。提请院长办公会研究的议题，需提前开展调查研究或组织专家论证，并在一定范围内征求意见，形成比较成熟的方案、意见或建议，报分管校领导审阅，并由分管校领导与院长进行沟通会商。

（二）提前申报原则。提请会议研究的议题经校领导会商确定后，应于院长办公会召开前两天将议题征集表和议题材料提交 院长办公室，临时动议提交的议题一般情况不予安排上会。

（三）急事特办原则。遇有突发事件或紧急重要事项确需上会研究决策的，须报院长同意后方可安排上会。

（四）一事一单原则。即一张议题征集表报送一个议题。

（五）材料完备原则。除需要保密的事项外，提交院长办公会的议题材料包括议题征集表和提交会议审议的材料，材料不全的不予安排上会。

（六）决策问题清晰原则。提请会议研究的议题，需要决策的问题要清晰明了，并提供解决问题的建议方案，必要时要进行风险评估。

二、议题材料种类与填写

议题材料一般包括院长办公会议题申报表，提交办公会审议的制度、报告、汇报材料、事项说明材料等。

（一）会议议题征集表填写说明

1.议题

结合提交会议审议的事项，议题名称一般应为“关于……的报告（汇报）”“关于研究……的事宜”“关于审议……制度的报告”等。

2.汇报人

议题汇报人一般是分管校领导。

3.预计所需时间

依据汇报内容确定汇报时间长度，一般不超过10分钟。

4.列席人

填写议题提出部门（单位）主要负责人和各列席单位的负责人；及汇报人根据工作需要指定的列席人，并提前做好沟通工作和参会通知。

5.议题主要内容

议题主要内容包括议题基本情况简介，需要解决的主要问题（决策点），解决问题的建议三个部分，字数一般不超200字。

6.备注

注明议题事务联系人的姓名，所在单位及职务，办公电话，手机号，电子邮箱等信息

（二）议题材料编制说明

1.议题材料

提交审议制度、报告等议题的，议题材料由两部分组成，即提交审议的制度、报告文本和关于制度、报告的说明材料。

提交审议事项汇报、事项说明议题的，议题材料为事项汇报、事项说明材料。

2.议题材料构成

制度、报告等审议材料，提交完整文本材料。

事项汇报、事项说明材料由标题，内容两部分组成。标题为议题名称，标题下居中用3号楷体注明单位，单位下居中用3号楷体加括号注明年月。

3.议题的汇报、说明材料内容要求

议题的汇报、说明材料内容一般应包括基本情况介绍，需要解决的主要问题（决策点），对解决问题的建议等几个方面，规范性文件除外。

三、议题材料编制要求

(一)行文要求

材料行文要观点正确，重点突出，结构严谨，条理清楚，语言简练，字词规范，有理有据，数字翔实准确，标点正确，篇幅力求简短。

（二）议题材料格式要求

1.纸张

幅面：A4

页边距：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm；

版式：页眉1.5厘米，页脚3.1厘米；

页码：“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“居中”；

装订：左侧装订，用一个钉，订于文件左侧上1/3处；

间距：正文每页排22行，每行排28个字，行间距为固定值28磅。

2.字体及正文要求

标题与正文：材料标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋字，行间距为固定值28磅；

正文结构层次序数：第一层为“一”、第二层为“（一）”第三层为“1.”，第四层为“（1）”；

正文各层次题目字体：一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体字，三级标题用3号仿宋加粗字。

附件：

1.院长办公会议题征集表

2.议题汇报材料（样式）

                               院长办公室

                            2020年11月30日